L’automatisation peut vous faire gagner en temps ou en argent, simplement en effectuant des tâches plus vite et avec moins d’erreurs que si vous les faisiez manuellement. À cette ère du numérique, il existe effectivement plusieurs approches pour être plus productifs. L’automatisation en fait partie. Si cette dernière vous intéresse, nous vous proposons alors 10 étapes à suivre pour y arriver. Voici quelques astuces pour gagner du temps grâce à l’automatisation :
Identifiez les tâches répétitives :
Réfléchissez aux tâches que vous effectuez fréquemment et qui pourraient être automatisées afin d’en tirer le maximum de bénéfice. Ces tâches incluent généralement la gestion des e-mails, la planification des rendez-vous, la création de rapports, etc.
Comment Identifier les tâches répétitives?
L’identification des tâches répétitives est essentielle pour déterminer les processus pouvant être automatisés. Voici quelques conseils pour identifier ces tâches :
1. Analysez votre routine quotidienne
Passez en revue toutes les activités que vous effectuez chaque jour, y compris celles qui sont effectuées à des intervalles réguliers, comme la gestion des e-mails, la mise à jour des feuilles de calcul, ou la saisie de données.
2. Évaluez la fréquence
Identifiez les tâches réalisées à des fréquences fixes, comme plusieurs fois par jour, chaque semaine ou chaque mois. Plus une tâche est répétée, plus elle est susceptible d’être automatisée.
3. Examinez les processus métier
Dans un contexte professionnel, analysez les processus métier qui impliquent des tâches répétitives, telles que la facturation, la gestion des commandes ou la génération de rapports.
4. Demandez des retours d’information
Parlez à vos collègues ou à vos employés et demandez-leur de partager leurs propres expériences concernant les tâches répétitives qu’ils effectuent. Cela vous donnera une perspective différente et vous aidera à identifier d’autres tâches à automatiser.
5. Utilisez des outils de suivi du temps
Utilisez des outils de suivi du temps, tels que Toggl ou RescueTime, pour analyser vos activités et découvrir les tâches qui prennent le plus de temps. Les tâches répétitives et chronophages sont d’excellentes candidates à l’automatisation.
6. Faites la distinction entre des tâches simples et celles qui sont complexes
Identifiez les tâches répétitives qui ont des étapes claires et simples à suivre, car elles sont plus faciles à automatiser. Les tâches complexes nécessitent parfois une approche plus nuancée ou une automatisation partielle.
7. Créez une liste
Dressez une liste des tâches répétitives identifiées, en précisant leur fréquence, leur durée et leur complexité. Cette liste vous aidera à prioriser les tâches à automatiser et à planifier les ressources nécessaires pour mettre en place l’automatisation.
8. Envisagez la valeur ajoutée de l’automatisation
Évaluez l’impact potentiel de l’automatisation sur chaque tâche répétitive. Considérez le temps et les ressources économisées, ainsi que l’amélioration de la qualité et de la précision du travail.
Une fois que vous avez identifié les tâches répétitives, vous pouvez commencer à rechercher des outils et des solutions pour automatiser ces tâches et gagner en temps et en efficacité.
Utilisez des outils d’automatisation :
Il existe de nombreux outils d’automatisation disponibles pour différentes tâches et domaines d’activité. Voici quelques exemples d’outils d’automatisation populaires selon leur action:
1. Automatisation des processus métier
- Zapier (https://zapier.com/)
- Integromat (https://www.integromat.com/)
- Microsoft Power Automate
2. Automatisation des e-mails :
- Gmail (filtres et règles) (https://mail.google.com/)
- SaneBox (https://www.sanebox.com/)
- Boomerang (https://www.boomeranggmail.com/)
3. Automatisation de la gestion des fichiers :
- Dropbox (https://www.dropbox.com/)
- Google Drive (https://drive.google.com/)
- Microsoft OneDrive (https://onedrive.live.com/)
4. Gestion de projet et automatisation des tâches :
- Trello (https://trello.com/)
- Asana (https://asana.com/)
- Monday.com (https://monday.com/)
5. Automatisation des finances et de la comptabilité :
- QuickBooks (https://quickbooks.intuit.com/)
- Xero (https://www.xero.com/)
- FreshBooks (https://www.freshbooks.com/)
6. Automatisation du marketing :
- HubSpot (https://www.hubspot.com/)
- Marketo (https://www.marketo.com/)
- Mailchimp (https://mailchimp.com/)
7. Automatisation des réseaux sociaux :
- Hootsuite (https://hootsuite.com/)
- Buffer (https://buffer.com/)
- Sprout Social (https://sproutsocial.com/)
8. Automatisation de la veille technologique et de la curation de contenu :
- Feedly (https://feedly.com/)
- Pocket (https://getpocket.com/)
- Scoop.it (https://www.scoop.it/)
9. Automatisation de la gestion des mots de passe :
- LastPass (https://www.lastpass.com/)
- Dashlane (https://www.dashlane.com/)
- 1Password (https://1password.com/)
Ces outils sont des exemples d’automatisation dans différents domaines. Il existe de nombreux autres outils et solutions disponibles pour automatiser des tâches spécifiques à votre secteur ou à vos besoins. La clé est de choisir les outils les plus adaptés à vos besoins et à votre situation pour maximiser les gains de temps et d’efficacité.
Développez vos propres solutions d’automatisation pour mieux gagner en temps et argent
Si vous avez des compétences en programmation, vous pouvez créer des scripts personnalisés pour automatiser certaines tâches spécifiques à votre activité ou à votre flux de travail. Alternativement, vous pouvez travailler avec des experts comme nous pour vous accompagner dans le développement des outils.
Formez-vous et restez informé(e) :
L’automatisation évolue constamment, et de nouveaux outils et technologies sont régulièrement développés. Restez informé(e) des dernières tendances et des solutions pour continuer d’optimiser votre temps et votre efficacité.
Pourquoi est-il important d’automatiser au sein d’une organisation?
L’automatisation est cruciale pour plusieurs raisons. Ces dernières varient en fonction des besoins et des objectifs spécifiques de chaque individu ou organisation. Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles l’automatisation est essentielle :
1. Gain de temps
L’automatisation permet d’effectuer des tâches répétitives plus rapidement qu’un être humain. Par conséquent, vous gagnez un temps précieux que vous pouvez consacrer à des tâches plus importantes ou à des activités à plus forte valeur ajoutée.
2. Réduction des erreurs pour mieux gagner en temps et argent
Les outils d’automatisation sont généralement plus précis et cohérents que les humains. Et, cela permet de réduire les erreurs dans les tâches et les processus automatisés.
3. Amélioration de l’efficacité
En automatisant les tâches répétitives et chronophages, les individus et les organisations peuvent améliorer leur efficacité globale et se concentrer sur des tâches plus stratégiques ou créatives.
4. Coût réduit
L’automatisation réduit potentiellement les coûts associés à la main-d’œuvre. Cela est en particulier valable dans les entreprises qui ont des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée. Cela permet aux entreprises de réaffecter leurs ressources humaines et financières à des activités plus productives.
5. Disponibilité 24/7
Les outils d’automatisation peuvent fonctionner sans interruption, ce qui assure aux entreprises de continuer à fonctionner en dehors des heures normales de travail et d’offrir une meilleure disponibilité à leurs clients.
6. Traçabilité et conformité
L’automatisation améliore potentiellement la traçabilité et la conformité en fournissant des enregistrements détaillés et précis des actions automatisées. Par conséquent, cela s’avère utile pour répondre aux exigences réglementaires et légales.
7. Scalabilité
L’automatisation permet de gérer facilement une augmentation de la charge de travail ou de la demande, sans nécessiter de ressources humaines supplémentaires. Cela vous aiderait donc à croître et à évoluer plus rapidement.
8. Amélioration de la satisfaction des employés
En automatisant les tâches répétitives et ennuyeuses, cela permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus intéressantes et stimulantes, ce qui améliorera leur satisfaction au travail et leur motivation.
9. Innovation et compétitivité
L’automatisation peut aider les organisations à innover et à rester compétitives en leur aidant à se concentrer sur la recherche, le développement et l’implémentation d’idées et technologies.
